سكرتير تنفيذي (متحدث باللغة العربية)
المهام الإدارية والتنفيذية
- دعم مجلس الإدارة: تقديم الدعم المكتبي الكامل لأعضاء مجلس الإدارة، بما يشمل إدارة المكالمات وصياغة المراسلات باللغتين العربية والإنجليزية.
- إدارة المواعيد: تنظيم جداول الأعمال وتنسيق مواعيد الاجتماعات الرسمية.
- محاضر الاجتماعات: تدوين محاضر الاجتماعات، وصياغتها، وتوزيعها على المعنيين.
- ترتيبات السفر: إعداد مسارات وبرامج السفر لضمان الاستغلال الأمثل للوقت والموارد.
- السرية والموثوقية: الالتزام الصارم بأعلى مستويات السرية في كافة شؤون العمل لحماية مصالح المجموعة.
التنسيق والتواصل الخارجي
- العلاقات المؤسسية: التنسيق مع الشركات التابعة والشركاء لتنظيم الاجتماعات المشتركة.
- إدارة الاتصالات: الرد على المكالمات والرسائل الإلكترونية بكفاءة وتوجيهها للجهات المختصة.
- فلترة المكالمات: تصفية المكالمات الواردة ومعالجة الموضوعات التي لا تتطلب تدخل مجلس الإدارة.
- استقبال كبار الشخصيات: تنظيم استقبال الوفود وكبار الشخصيات (VIP) وفقاً لبروتوكول المجموعة.
التوثيق والدعم اللوجستي
- الأرشفة والتوثيق: إدارة منظومة حفظ الملفات لضمان أرشفة البيانات واسترجاعها بسرعة وكفاءة.
- الفعاليات والمناسبات: المشاركة في تنظيم فعاليات المجموعة وتنسيق الدعم اللوجستي لضمان حسن التمثيل المؤسسي.
الشروط والمؤهلات المطلوبة
- المؤهل العلمي: دبلوم في السكرتارية أو إدارة المكاتب (يفضل)
- الخبرة المهنية: خبرة عملية من 3 إلى 5 سنوات في السكرتارية التنفيذية لدى الإدارات العليا.
- البيئة المهنية: خبرة سابقة في العمل ضمن بيئات متعددة الثقافات.
- المهارات واللغة: إتقان تام للتواصل الشفهي والكتابي باللغتين العربية والإنجليزية (شرط أساسي)
- مهارات متقدمة في استخدام الحاسب الآلي والبرامج المكتبية.
- قدرات تنظيمية عالية والالتزام التام بالسرية والأمانة المهنية.
تنويه: هذا الشاغر متاح حصراً للمرشحين المقيمين داخل دولة الإمارات والمستوفين للمؤهلات المذكورة.